如何舉辦成功的虛擬活動

如何舉辦成功的虛擬活動

近年來，受到全球新冠肺炎疫情影響，虛擬活動越來越受歡迎。全球各地的企業都看到了它們帶來的諸多好處，例如與世界上任何地方的受眾建立聯繫、節省資金、提高參與度、開發潛在客戶、提高品牌知名度等等。

儘管企業日益熟悉成功舉辦虛擬活動所需的技術，但規劃和舉辦活動似乎仍然是一項艱鉅的任務。但事情未必如此。有鑒於此，我們匯總了企業在規劃和舉辦虛擬活動時應考慮的關鍵因素。

活動前最佳演練

在您承諾舉辦虛擬活動前，有四個關鍵要素：目標、受眾、合規性、預算和品牌。

擁有明確且可實現的目標將有助於整個規劃過程順利進行，並為成功舉辦活動做好準備。首先，問問自己活動的目的是什麼。提高產品知名度？提供交流機會？提高銷量？

首先確定您的目標，並在計劃過程的每個步驟中牢記它們。

識別和了解您的目標受眾將幫助您計劃一個吸引您的受眾並實現高吸收率的活動。例如，您的受眾群體在哪裡？一天、一周、一個月或一年中的什麼時間可能適合他們？他們更喜歡完全虛擬的活動還是混合活動？有多少人可能參加？直播或預先錄製的內容會更適合他們嗎？他們想從您的活動中學到什麼或體驗什麼？

請記住，內容至上，因此請了解您的受眾的需求並提供能夠讓他們保持興趣和參與的內容。

請記住，虛擬活動不僅僅是視訊串流或網路研討會。通過虛擬活動，您可以提供高度參與的體驗，讓您的參會者可以自由探索、查詢資訊、了解產品或服務以及與其他參會者建立聯繫。確保多個場次、資源和特點來舉辦一場有影響力和令人難忘的活動。

虛擬活動涉及收集和管理大量參會者數據。因此，您必須了解您的 GDPR 義務並選擇允許您遵守此數據隱私法規的虛擬活動平台。

舉辦虛擬活動往往比實體活動便宜得多，但您仍然需要考慮成本，其中之一就是活動平台的成本。通過儘早制定預算，您可以通過訂製平台的各種功能（例如活動持續時間、錄音、調查能力等）並決定參會者人數來舉辦一場活動。

舉辦虛擬活動是展示您的品牌或贊助商品牌的機會。通過在規劃過程中儘早考慮如何將品牌因素納入其中，您可以確保它具有最大的影響力。請記住，您的虛擬活動必須符合您的品牌準則並反映您的品牌美學。

一旦確定了虛擬活動的範圍，是時候進入細節了。需要考慮三個關鍵技術要素：音頻和視訊設備、互聯網連接和端到端活動管理。

您需要提供高品質的音頻和視訊，以確保虛擬活動取得成功。您的喇叭應該配有耳機、麥克風、具有支持音頻和視訊串流、合適規格的筆記型電腦以及合適的網路瀏覽器。

整場活動取決於可靠的連線，因此請確保您的喇叭具有穩定、不讓您失望的互聯網連線

為了將出現任何問題的風險降至最低，找到提供端到端支援的虛擬活動平台的合作夥伴可能會有所幫助。此外，確保您的線上虛擬活動合作夥伴能處理技術和操作上的問題，以利活動順利進行。

以下列出了舉辦活動時需要考慮的一些重要因素，以確保您充分利用與參會者聯繫的機會。

您可以利用一系列虛擬研討會活動和娛樂項目（例如測驗和投票），讓您的活動更具吸引力。借助出色的虛擬活動平台，您的參會者便會獲得參與其中並享受無限的樂趣。

通過實時聊天和一對一會議等設施，為參會者提供就像他們在實體活動中一樣的交際機會。您還可以利用參會者的註冊數據，為具有相似興趣的人設置群聊和分組討論。

充分利用參展商市場工具，在專門的虛擬展位上展示產品和服務，就像在實體展會上一樣。虛擬活動也是一個絕佳平台，讓您發布新產品或服務，並向你的受眾介紹新品，並讓他們了解它將如何使他們和他們的業務受益。

通過查詢實時數據，你可以在活動發生時監測你的活動成功與否，從而做出明智的決定。會議觀點以及參展商觀點也使你和參展商能夠獲得關於正在參與其內容參與者的實時數據。

當你的活動結束時，工作並沒有結束。以下步驟可以幫助你優化你的投資回報，並在未來繼續舉辦有吸引力和成功的活動：

透過調查和投票向參會者徵求對你的活動的反饋，可以幫助你看到哪方面做得很好，以及哪方面未來有待改進。

發送電子郵件給參會者，感謝他們的參與，並包括可進一步與他們接洽的額外材料。這可能包括一份出席證書，一個引導到您的網站讓您獲取更多資訊的連結，或者演示文稿或報告以進一步加深他們的知識。

活動後會議見解可以幫助你評估出席和參與水平，並作出改進。活動後報告亦可幫助你確定哪些項目和活動吸引了最多受衆，以便在未來更多關注這些項目和活動。

Kuoni Tumlare 可以為您建立虛擬和混合活動，幫助您以數位方式發展業務關係。我們的端到端虛擬和混合活動解決方案處理所有活動方面，這樣我們便可在整個規劃過程中、活動期間和活動後為您提供支援，幫助您衡量成功並努力改進。