如何成功举办虚拟活动

如何成功举办虚拟活动

近年来，虚拟活动越来越受欢迎，这主要是由于全球2019冠状病毒病大流行。全球各地的企业都看到了虚拟活动的诸多优势，例如与世界各地的观众建立联系、节省资金、提高参与度、开发潜在客户、提高品牌知名度等等。

尽管企业越来越熟悉成功举办虚拟活动所需的技术，但策划和举办虚拟活动仍是一项艰巨的任务。然而，企业不必亲自处理这一难题。考虑到这一点，我们整理了企业在策划和举办虚拟活动时应该考虑的关键因素。

活动前最佳实践

在开始举办虚拟活动之前，您应该考虑四个关键因素：目标、受众、合规、预算和品牌。

设定明确且可实现的目标将有助于整个计划过程的顺利进行，并为您活动的成功做好准备。首先，问问自己活动的目的是什么。提高产品认知度？提供社交机会？还是为了促销？

首先确定您的目标，并在计划过程的每一步都牢记在心。

识别和了解您的目标受众将有助于您策划一个吸引受众的活动，并获得较高的接受率。比如您的受众在哪里？一天、一周、一月或一年中的什么时候适合他们？他们更喜欢完全虚拟的活动还是混合的活动？有多少人可能参加？直播还是预录内容更适合他们？他们想从您的活动中学习或体验什么？

记住，内容为王，所以要了解受众的需求，把他们感兴趣、愿意参与的内容传递出去。

请记住，虚拟活动不仅仅是视频流或网络研讨会。通过虚拟活动，您可以提供参与驱动的体验，以便与会者可以自由探索、访问信息、了解产品或服务，并与其他与会者联系。确保有足够的环节、资源和功能来创建一个有影响力和难忘的活动。

虚拟活动涉及收集和管理大量的与会者数据。因此，您必须了解自己的GDPR义务，并选择一个允许您遵守这一数据隐私立法的虚拟活动平台。

举办虚拟活动往往比举办实体活动便宜得多，但您仍需要考虑成本，活动平台的成本就是其中之一。尽早确定预算，这样您就可以通过定制平台的功能 (如活动时长、录制、调查功能等) 来围绕预算打造活动和确定参与人数。

举办虚拟活动是展示您的品牌或赞助商品牌的机会。通过在规划过程的早期考虑如何将品牌因素考虑在内，您可以确保它产生最大的影响。请记住，重要的是，您的虚拟活动必须根据您的品牌指南进行调整，并反映您的品牌美学。

一旦确定了虚拟活动的范围，就该处理细节了。有三个关键技术要素需要考虑：音频和视频设备、互联网连接、和端到端事件管理。

您需要提供高质量的音频和视频，以确保您的虚拟活动取得成功。您的活动发言人应配有耳机、麦克风、具有适当规格的笔记本电脑以支持音频和视频流，以及适当的网络浏览器。

您的整场虚拟活动都依赖可靠的网络连接，因此请确保您的活动扬声器具有稳定的互联网连接，并尽量避免网络连接故障。

为了最大限度地降低出错的风险，一个很好的办法就是找一个提供虚拟活动平台的合作伙伴，他们会提供端到端的支持。此外，确保您的虚拟活动合作伙伴能够处理技术和操作问题，以确保活动的顺利进行。

以下是在活动进行过程中需要考虑的一些重要因素，以确保您充分利用与与会者联系的机会。

您可以通过利用一系列的虚拟研讨会活动和娱乐功能，如趣味问答和投票，使您的活动更具吸引力。找到一个好的虚拟活动平台，让您的与会者参与和娱乐的可能性是无限的。

利用实时聊天和一对一会议等功能，使他们能够像在线下活动中一样交流，从而为与会者提供发展人脉的机会。您还可以利用您的与会者的注册数据，为有类似兴趣的人设置小组聊天和分组会议。

充分利用参展商市场工具，就像在实体展会上一样，在专门的虚拟展位上展示产品和服务。虚拟活动也是一个很好的平台，可以发布新产品或服务，并向您的受众介绍这些新内容，以及这些产品或服务将如何为他们和他们的业务带来好处。

通过访问实时数据，您可以实时监控活动的成功与否，从而做出明智的决策。利用会议洞察和参展商洞察功能，您和您的参展商还可以获取正在参与的与会者的相关数据。

虚拟活动结束了，但工作并没有结束。以下步骤可以帮助您优化投资回报，并在未来继续举办有吸引力且成功的活动。

通过问卷调查和民意调查的方式向参与者征求活动反馈，可以帮助您看到自己哪些地方做得对，未来还可以改进哪些地方。

向您的与会者发送电子邮件，感谢他们的出席，并附上其他材料，加强你们之间的互动。比如，可以随函附上会议出席证书、指向您的网站以获取更多信息的链接，或者演示文稿或报告，用这些内容进一步加深他们的印象。

活动后会议见解可以帮助您评估出席率和参与度，并做出改进。事后报告还可以帮助您确定哪些功能和活动最具吸引力，以便在将来更多地关注这些功能和活动。

在Kuoni Tumlare，我们可以为您建立虚拟&混合活动，帮助您以数字方式发展业务关系。我们的端到端虚拟和混合的活动解决方案可处理您活动的各个方面，能在整个规划过程中、活动期间和活动结束后为您提供支持，帮助您衡量成功并努力改进。