バーチャル・イベントの開催を成功させるには

イベント前のベスト・プラクティス

バーチャル・イベントの開催に向けて取り組む上での重要な要素は5つ (ゴール、オーディエンス、コンプライアンス、予算、ブランディング) です。

明確なゴール

明確かつ達成可能なゴール設定により、計画プロセス全体が円滑に進み、イベントを成功に導けます。まず、イベント目的を自問しましょう。どうすれば製品の認知度が向上するか？つながる機会を提供するには？販売数を上げるには？

まずゴールを定義し、それを計画プロセスのすべてのステップで念頭に置きます。

ターゲットを知る

ターゲット・オーディエンスをはっきりと理解することで、視聴者への訴求力が高まり、高い集客率となるイベント計画につながります。たとえばオーディエンスはどこにいるのか？オーディエンスにとって都合のよい日時はいつか？完全なバーチャル・イベントとハイブリッド・イベントのどちらをオーディエンスは好むのか？予測参加人数は？ライブストリームや事前収録済のコンテンツはオーディエンスにふさわしいか？オーディエンスがイベントから学びたいことや体験したいことは何か？

コンテンツの重要性を忘れないでください。オーディエンスのニーズを理解し、彼らが興味や関心を持つようなコンテンツを配信します。

より多くを実現

バーチャル・イベントはただのビデオストリームやウェブセミナーではありません。バーチャル・イベントによりエンゲージメント主導の体験を提供できます。参加者はいろいろな情報を見て、製品やサービスについての情報を獲得し、他の出席者と自由に交流できるのです。インパクトのある思い出となるイベントにするためのセッション、リソース、機能を念入りに準備します。

コンプライアンスへの対応

バーチャル・イベントには大量の出席者データの収集管理が含まれます。そのためGDPRの義務を意識して、このデータ・プライバシー法を遵守しているバーチャル・イベント・プラットフォームを選択しなければなりません。

予算

バーチャル・イベントは実地イベントよりはるかに安価に開催できますが、考慮すべきコストは依然として存在します。その1つがイベント・プラットフォームのコストです。予算を早期に設定し、プラットフォームの機能 (イベント期間、録画、アンケート機能など) をカスタマイズして参加者数を決定することで、その予算に収まるイベントを構築できます。

ブランドの確立

バーチャルイベントの主催は、ブランドやスポンサーのブランドを紹介するよい機会です。計画プロセスの早い段階でブランディングを検討すると、最大級のインパクトを発揮できます。ブランド・ガイドラインに沿ってバーチャル・イベントを調整し、ブランドの思想を反映させることが重要です。

イベント前計画: ベースとなる技術的要素

細部を詰めていくのはバーチャル・イベントのスコープ設定後です。考慮すべき重要な技術的要素は3点 (オーディオ・ビデオ機器、インターネット接続、始まりから終わりまで一気通貫のイベント管理) です。

適切なオーディオとビデオ機器の準備

バーチャル・イベントを成功させるには、高品質の音声とビデオの提供が不可欠です。講演者にはヘッドセット、マイク、オーディオおよびビデオストリーミングに耐えうる仕様のノートパソコンと適切なウェブブラウザが必要です。

インターネット接続の安定性を確認

イベント全体の質は接続の信頼性に左右されます。そのため講演者のインターネット接続が安定していることを確認します。

始まりから終わりまで一気通貫のイベント管理

問題発生時のリスクを最小限に抑えるため、始まりから終わりまで一気通貫のサポートを提供するバーチャル・イベントプラット・フォーム担当パートナーを見つけると安心です。さらにそのパートナーが技術的および運用上の問題に対応できるようにして、イベントの円滑な開催を図ります。

イベント中のベスト・プラクティス

ここでは参加者とつながる機会を最大限に活用するため、イベントの開催中に考慮すべき重要点をご紹介します。

ゲーミフィケーション研究

クイズや投票など、さまざまなバーチャル・ワークショップ・アクティビティやエンターテイメント機能を活用すればイベントがより魅力的なものになります。優れたバーチャル・イベント・プラットフォームがあれば参加者のエンゲージメント性とエンターテインメント性が無限に広がります。

つながりを提供

対面でのおしゃべりや1対1で会うことなどが可能な実地イベントと同様につながる機会を参加者に提供します。また参加者の登録データの活用や同じ関心を持つ人が集まれるグループ・チャットやグループで分かれたセッションの設定も可能です。

製品展示

展示者向けのマーケットプレイス・ツールを活用して、実地展示会と同じように専用のバーチャル・ブースで製品やサービスを展示します。バーチャル・イベントは新製品やサービスの発表や最新情報、そのメリットをオーディエンスに伝えるための優れたプラットフォームでもあります。

リアルデータに基づいた意思決定

リアルタイム・データにアクセスすることで、それに基づいた意思決定を行うことができイベントの成功につながります。セッションの知見や出展者の知見により、コンテンツに関心のある参加者に関するリアルタイムのデータを取得することも可能です。

イベント後のベスト・プラクティス

イベント終了後も作業は続きます。次に行うステップは、投資収益率を最適化して今後も魅力的かつ成功するイベントを開催するために役立ちます。

イベント後のアンケートや聞き取り調査を送信

アンケートや聞き取り調査で参加者にイベントに関するフィードバックを求めると、良かった点と今後の改善点がわかります。

メールでつながる

参加者に感謝のメールを送信し、参加者との関わりを深める情報 (出席証明書、詳しい情報が得られるウェブサイトへのリンクまたは知識が深まるプレゼンテーションやレポート) を盛り込みます。

セッションとレポートを分析

イベント後のセッション分析は、出席率とエンゲージメント・レベルを評価して改善に役立てることが可能です。また、イベント後レポートは、最も関心を集めた機能やアクティビティを明らかにし、今後出席率とエンゲージメント・レベルに焦点を当てるために役立ちます。

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